IPA-Glossar

Abfälle

Für die Entsorgung von Batterien, Toner, Glas, Verpackung, Papier, etc. gibt es eine verbindliche Regelung unter: Z:\IFA\Team\Admin\Qualitaetsmanagement\Entsorgung von Abfällen

Adminteam

Für die Unterstützung und Beratung bei Finanziellem, in Projekten, bei IT-Angelegenheiten, in der Datenverarbeitung, Erfassung und Auswertung, mit der Verwaltung, bei Veranstaltungen u.Ä. ist das Adminteam da. Es besteht aus TKl, ASe, SB, AR, AK, TM. Genauere Beschreibung unter: Z:\IFA\Team\Admin\AdminKonzept

AGs im IPA

PHD Seminar Qualimeth (Arbeitsgruppe Qualitative Methoden – findet 1x monatlich donnerstags von 10-12 Uhr statt, Ansprechpartnerin: NP)
Klinische Kurzfortbildungen in den klinischen Mittagsbesprechungen in O57. Alle MA sind herzlich eingeladen. Kontakt für Termine: KLK)
Statistik Club (z. Z. keine Termine, bei Bedarf bitte an IS wenden)
AG Soziodemographische Daten (Arbeitsgruppe zur Standardisierung von soziodemographischen Fragestellungen in Fragebögen, Ansprechpartnerin: SB)

e) Dissgruppe (Regelmäßige Veranstaltung, in der sich die Promovierende des IfA und externe Teilnehmer treffen und austauschen, Ansprechpartner: TZ)

Anleitungen

Zahlreiche Anleitung für UKE Systeme wie E-Mail, UKE-Box, W-Lan, Drucker usw. finden sich bei der UKE-IT.

Anträge

Am UKE muss ALLES beantragt werden, bevor die Leistung beauftragt oder in Anspruch genommen wird. Für die hier aufgelisteten Anträge wird die zentrale Adresse antraegezpm@uke.de verwendet.

CS-Beschaffungen, Reisekostenanträge, Lehraufträge, Honorar/Werkaufträge, Handyanträge

Rechnungen, die damit in Verbindungen stehen kommen an die zentrale Adresse: Rechnungssachbearbeitung@uke.de

Arbeitszeitregelung

Mitarbeiter in Vollzeit: Generell täglich ganztägig am IfA.
Mitarbeiter in Teilzeit: Alternativ zur täglichen Anwesenheit (5 Tage à 4 Std.), gibt es die Minimalanforderung: Abwechselnd 1 Woche 2 volle Tage / 1 Woche 3 volle Tage. Bei dieser Variante sollten es jedoch möglichst feste Tage sein, die so auch in der Telefonliste eingetragen sind.

Arbeitsbereiche am IPA und Wording

Institut und Poliklinik (IPA) umfasst alles, d.h. Forschung, Lehre, Patientenversorgung Institut (W37, 5. Stock): Forschung und Lehre. Poliklinik stellt den Dachbegriff aller klinischen Aktivitäten dar, im Einzelnen:

Allgemeinmedizinische Ambulanz (NICHT Praxis!) in O57
Allgemeinmedizin in der ZNA (O10)
Privatambulanz (Martinistraße 43)
Alten- und Pflegeheim Bethanienhöfe
Konsildienst in UKE und Facharztklinik
Notfallpraxis (einzige Ausnahme beim Wording „Praxis“) in der ZNA; tgl. bis Mitternacht.
Siehe auch E-Mail Verteiler

Archiv – Einlagerung und Auslagerung

Bei der Einlagerung und späteren Nutzung von Akten TM ansprechen. Archiv- und Projektschrankschlüssel sind ebenfalls über AK erhältlich.

(ausgewählte) Beauftragte

IT-Beauftragter: ASe
Personal: TKl, MB, DL (+TZ im wissenschaftlichen Personalrat)
Qualitätsmanagement: TKl
Drittmittel: TKl
Datenschutz: TZ
Arbeitssicherheit und Umweltschutz: TKl
Ersthelfer:innen: NP, HH, KS, TKl, Alle Ärztinnen und Ärzte
Weitere: Z:\IFA\Team\Admin\QM, Sicherheit, Umwelt\Qualitaetsmanagement\Beauftragte

Artikelbeschaffung

Bei Unterstützungsbedarf bei der Bestellung von Artikeln bitte E-Mail an ipa-admin@uke.de

Bibliothek (IFA): Nutzung und Bestellung

seit 2020 ist die interne Bibliothek auf wenige Ansichtsexemplare reduziert
Weitere Bücher können über ÄZB ausgeliehen/angeschafft werden.
weitere und oder individuelle Anschaffungen können in Absprache mit MS über ipa-admin@uke.de erfolgen.

Büromaterialnachbestellung PAPIER

Wer den vorletzten Karton einer Sorte Papier anbricht, trägt selbiges umgehend in die Materialbestellliste (Z:\IFA\Büromaterialbestellung_Lyreco\_Materialbestellliste) ein. Gleiches gilt für alle anderen Büromaterialien: Was zur Neige geht -> bitte eintragen. (Bitte nur die Originalliste nutzen – keine Kopie)

Catering und Verpflegung für Veranstaltungen

ALLES was unter Bewirtung/Nahrungsmittel fallen könnte, ist über die KGE zu beauftragen. Privateinkäufe können nicht abgerechnet werden. Sofern eine Speisen- und Getränkebestellung in Form eines Caterings gewünscht ist, ist ein >> Catering-Anfrageformular auszufüllen und per E-Mail an >> catering@uke.de oder per Fax an die Durchwahl -55497 zu senden. Nähere Informationen gibt es >> hier. Catering-Angebote aus Drittmitteln müssen grundsätzlich durch die Drittmittelabteilung freigegeben werden – am besten immer kurz mit dem Anlass der Veranstaltung und ggf. einer Teilnehmerliste.

Kaffeepulver, Milch, Teebeutel, Saft, Wasser, Kekse können für Veranstaltungen über das Sekretariat angemeldet werden und befinden sich meist vorrätig im Getränkeraum – siehe auch „Getränkeraum“.

Datentonne - Leerung

Wenn die Tonne im Druckerraum voll ist, muss umgehend das Sekretariat benachrichtigt werden.

Doktoranden

Anfragen für Doktorarbeiten werden bei den Forschungskoordinatorinnen DL+MEi gesammelt. Wenn Doktoranden gesucht werden, ist DL zu kontaktieren.

Alle Doktoranden sind dem Sekretariat mit Thema mitzuteilen. Das Sekretariat pflegt in Zusammenarbeit mit RM eine Doktorandenliste und den E-Mail-Verteiler ipa-promotion@uke.de

Dienstfahrräder

Es gibt 3 Dienstfahrräder am IfA für alle, (Reservierungen sind nicht möglich),

2 im Sekretariatstrakt Schloss am Rad (bitte prüfen!)

1 (rot und rostig) draußen am Kellerausgang / Zahlenschloss am Rad

Reparaturen immer sofort bei Dr. Bike in Auftrag geben (Formular)

Dienstreisen/Dienstfahrten FAQ:

Im IPA

Informationen zu Dienstreisen sind zu finden auf Travelmanagement

Vollständig ausgefüllte Reiseanträge bitte rechtzeitig vor Reiseantritt per Mail an

ipa-sekretariat@uke.de (nicht an MS)

Dienstfahrten in Hamburg: Für Seminare, Fortbildungen, Schulungen, also alles, was kein direktes Dienstgeschäft ist, muss ein Antrag gestellt werden. Für Ortsveränderungen z.B. innerhalb Hamburgs, die zum Dienstgeschäft gehören, nicht. Es sei denn, dass Kosten damit verbunden sind.

Dienstpläne – klinische Versorgung

Sämtliche Informationen, die die Dienstplanung betreffen (Urlaubswünsche, Anfragen, Krankmeldungen, Rückmeldungen zu vorläufigen und auch freigegebenen Dienstplänen, usw…), immer auch an die Emailadresse: Dienstplan-IPA@uke.de

Dienstfahrzeuge

Das UKE stellt für die dienstliche Nutzung Kraftfahrzeuge zur Verfügung. Siehe SOP „Nutzung von Pool – Fahrzeugen“

Drittmittelverwaltung

Unsere Ansprechperson für alle Drittmittelfragen um UKE ist Kees, Jessica <Jessica.Kees@uke.de>, 54794. Institutsintern bitte immer zuerst TKl ansprechen.

Druckerprobleme

IT-Hotline unter 56161 kontaktieren
CD-Nummer (Farbdrucker links mit Hefter: PR1762 | Farbdrucker rechts: PR 1756) angeben
Mail an ipa-forschung@uke.de : „Drucker XY kann aktuell nicht genutzt werden.“

E-Mail-Verteiler / E-Mail-Adresse beantragen

Für Eintrag in einen E-Mail-Verteiler Mail an a.semikras@uke.de.

Vorhandene E-Mail-Verteiler

ipa-gesamt@uke.de | beinhaltet alle Verteiler

ipa-klinisch@uke.de | beinhaltet alle klinisch Tätigen

ipa-forschung@uke.de | beinhaltet alle MA in Forschung und Lehre

ipa-hiwi@uke.de | beinhaltet alle HiWi

ipa-promotion@uke.de | beinhaltet alle Promovierenden

Weitere Funktionsemailadressen

ipa@uke.de; simpat@uke.de; hfh-ifa@uke.uni-hamburg.de; kwhh@uke.de; bfe@uke.de; kopal@uke.de; interpro-fact@uke.de; get.feedback@uke.de; multiqual@uke.de; demand@uke.de; decade@uke.de; ipa-blockpraktikum@uke.de

Beantragung neuer E-Mail-Adressen mit Formular. (GWIS Zugriffsberechtigung)

b) UKE-Email-Accounts werden unmittelbar nach dem Ausscheiden eines/r Mitarbeiters/in aus dem UKE gesperrt. Gerade für Wissenschaftler/innen ist es oft wichtig, auch nach dem Ausscheiden für einige Zeit den UKE-Email-Account benutzen zu können. Typische Beispiele sind die geordnete Beendigung von Publikationen und Kooperationen. Dies ist auch weiterhin möglich. Hierfür muss aber im Vorwege eine Verlängerung des Accounts über das Datum des Ausscheidens hinaus bei der IT beantragt werden (Formular: Zugriffsberechtigung FOKUS; Anliegen bei sonstige Anfragen eintragen). In der Regel ist eine Verlängerung um 3 bis 6 Monate möglich. KIS1/2-Accounts müssen vor der Verlängerung in Fokus-Accounts umgewandelt werden.

Faxe versenden

Faxe werden über die Scanner der Multifunktionsdrucker versendet und empfangen. Über das Display: HOME-Taste à [Scannen und Senden] à [Neuer Empfänger] à [I-Fax] à Tippen Sie in das Feld „I-Fax-Adresse“ und geben Sie die Faxnummer ein. Drücken Sie dann auf [OK].

Die FAX Nummer ist bei extern mit einer 0 vorweg einzugeben.

Forschungsurkunden und Lehrpraxenurkunden

Kooperierende Praxen erhalten eine Urkunde: (Z:\IFA\Team\Admin\Forschungsurkunden) Jedes Projekt ist für das Ausfüllen, Versenden und für die entsprechende Kennzeichnung in der Hausarztdatenbank selbst verantwortlich.

Geburtstagsliste

Unter Z:\IFA\Team\__Geburtstagslisten befindet sich eine Geburtstagsliste, in die sich bitte alle MA und HiWis eintragen.

Getränkeraum

Für offizielle Besprechungen stehen Getränke im Getränkeraum zur Verfügung (zweite Tür rechts im langen Flur, Schlüssel bei KS/MB). Leere Flaschen immer zurückstellen. D.h. halbvolle Flaschen bitte ausleeren und die Flaschen nicht einfach in der Küche abstellen. Wenn der letzte Kasten angebrochen wird, KS/MB Bescheid sagen.

Gelenkte Dokumente, Briefköpfe, Präsentationen, Poster, Logos

a) Alle intern und extern verwendeten Arbeitspapiere, die von mehreren Mitarbeiten genutzt werden, sind in Form von gelenkten Dokumenten (UKE-IFA-Kopfzeile wie in diesem Glossar) anzulegen: Z:\IFA\Team\Standards\gelenkte Dokumente.

b) Dort finden sich ebenfalls Briefköpfe, Logos, Präsentationen und Poster, die jede/r MA selbstständig anpasst.

Geschlechtergerechte Sprache

Schreibweise Ärzte und Ärztinnen:

Priorität: ausschreiben: Ärztinnen und Ärzte, Hausärztinnen und Hausärzte, Ärztinnen/Ärzte, Hausärztinnen/Hausärzte
Priorität (äquivalent zu 1): unisex: hausärztlich, ärztlich, ärztliches Personal, ärztliche Arbeitskräfte etc.
Priorität: Ärzt:Innen

Nicht: ÄrztInnen,Ärzt*innen, Ärzt_Innen, Ärzt-innen, Ärzte/-innen und auch kein Hinweis mit „Aus Gründen der besseren Lesbarkeit, wird nur die männliche Form benutzt.“

Gerätebestand und -bestellung

Beamer, Pointer, Rekorder usw. im Beamerschrank im großen MZR 5003 –

(Seminarraum- und Beamerschrankschlüssel im Schlüsselkasten bei MB)

Nutzungstermin in die betreffende Geräteliste an Beamerschrankseite eintragen. Schlüssel immer sofort zurück!

MAXQDA Sticks über NP. Nutzungsübersicht: Z:\IFA\Team\Admin\Kleingeräte und MaxQdA

USB Sticks und zusätzliche Bestellungen in Absprache mit MS über ASe.

Hausarztdatenbank

Unter Z:\Projekte\HA_DB befindet sich die Hausarztdatenbank. Jedes Projekt, das mit Hausarztpraxen arbeitet, muss eine Person beauftragen, dies in der Datenbank entsprechend zu kennzeichnen und die Daten aktuell zu halten.

Die Datenbank kann für Rekrutierungen und Ähnliches genutzt werden, vorher bitte kurze Absprache mit TKl.

Zugangsdaten für die Datenbank gibt es bei SB.

HiWis

HiWi Ausschreibungen immer in Abstimmung mit MS und TKl
HiWi Stellenausschreibungen müssen über Sekretariat und Geschäftsbereich Personal veröffentlicht werden
HiWi-Neueinstellungen benötigen 6 Wochen Bearbeitungszeit und sind in Zusammenarbeit mit MB zu beantragen
1. immer auch Info an TKl
Jeder Hiwi wird zu Anfang einmal MS vorgestellt
Jeder HiWi stellt sich einmal per E-Mail an den Verteiler vor
HiWis achten täglich darauf, dass der Druckerraum nicht zumüllt.
Der erste HiWi am Morgen bringt die Post weg und holt die neue hoch, die bitte im Sekretariat abgegeben wird.
HiWis sollten idR eine eigene UKE-Mail bekommen, wenn nicht hauptsächlich ein bestehendes Funktionspostfach genutzt wird. Anträge stellen die betreuenden MA eigenständig.

HomeOffice

Nur in vorheriger Absprache mit MS/MB kann ggf. ein Homeoffice-Tag genommen werden, wenn dies gut begründet wird.

Kongressbesuche

Für alle Kongressreisen gilt immer, dass jede*r Kongressreisende auch mit einem eigenen Beitrag vertreten sein sollte. Am IPA finden eine prospektive Kongressplanung jeweils zum Ende eines Kalenderjahres statt. Alle Wünsche werden inhaltlich und budgetär geprüft und zum Ende des Jahres beschieden.

Nicht angemeldete Wünsche werden nachrangig geprüft und sind bei MS anzumelden.

Küchenbenutzung

Für die Küchen im IPA gelten, die allgemeinen Benimmregeln für das Zusammenleben und der kantsche Imperativ.

Alle, die unsere Küche benutzen, sind auch für das Sauberhalten der Küche verantwortlich, denn die Reinigungskräfte räumen nicht auf, leeren und füllen nicht den Geschirrspüler, bringen keine IPA-Flaschen ins Getränkelager und keine Osterkuss-Plastikschalen ins Bistro zurück und entsorgen auch keine Bio-Kampfstoffe aus den Kühlschränken. Das ist auch nicht ihre Aufgabe.

Ist der Geschirrspüler nur halbvoll mit schmutzigem Geschirr ist es nicht in Ordnung dreckiges Geschirr auf den Tresen oder ins Spülbecken zu stellen (erst recht nicht mit Essens- oder Getränkeresten drauf/drin), das gehört in den Geschirrspüler. Ist er voll mit sauberem Geschirr, räumt ihn ruhig mal aus, dann hat auch euer dreckiges Geschirr wieder darin Platz. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass das einen nicht umbringt.

Und guckt bitte ab und zu mal kritisch in den Kühlschrank, wie lange euer Essen da schon drinsteht und ob es bei Ansprache schon antwortet (Stichwort einsame Tupperdosen).

Krankmeldung

Krankmeldungen sofort (bis 9 Uhr) an das Sekretariat (auch per E-Mail oder auf Anrufbeantworter). Bitte immer im Sekretariat wieder „gesund“ melden. Dauert die Arbeits-bzw. Dienstunfähigkeit länger als drei Kalendertage (nicht Arbeitstage) hat jede/r Beschäftigte spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit sowie deren voraussichtlichen Dauer vorzulegen. Das gleiche gilt für Krankheit während des Urlaubs und bei Erkrankung im Ausland.

Lunchtime-Meeting

Das Lunchtime Meeting findet jeden Donnerstag von 12:30 Uhr bis 13:30 statt und dient vorrangig zur Vorstellung/Diskussion von laufenden/geplanten oder gegebenenfalls auch abgeschlossenen Forschungsprojekten am IfA. Ziel ist die Multiplikation von Wissen. Auf dem Fileserver (Z:\IFA\Team\Lunchtime Meeting) ist eine Excel-Liste abgelegt, in der die Themenvorschläge eingetragen werden.

Leere Tonerkartuschen und Leere Batterien

Werden im Druckerraum auf dem Regal über dem Farbdrucker gesammelt. TKl sorgt für regelmäßige Abholung per Entsorgungsauftrag.

Meldewesen

Das UKE hat ein Zentrales Meldewesen für Fehler, mit und ohne Patientenschaden, unerwünschte Ereignisse, IT-Probleme und vieles mehr.

Ungewöhnliche, kritische oder dringende Ereignisse, die konkret unsere Arbeitsbereiche Lehre, Forschung, betreffen sind IMMER zuerst dem Leitungsteam (MS, DL, BB, ME, TKl bzw. den Vertretungen) zu melden. Zusätzlich Info bitte immer auch an die Sekretariate.

Möbellager

Falls ein Möbelstück im Büro benötigt ist, muss erst Rücksprache mit MB oder KS gehalten werden: Formular an Herrn Spielmann (Fax: 40123) und telefonischer Kontakt (Tel.: 52047) für eine Besichtigung.

Post und Postkasten im Druckerraum

Post wird täglich am Morgen von den Hilfskräften in die Poststelle gebracht. Ab 20 Briefen bitte selbständig in die Poststelle (EG W37, von den Fahrstühlen kommend auf der rechten Seite, letzte Tür vor der Rezeption an der Ecke.) bringen (Postschlüssel im Schlüsselkasten bei MB).
Täglich bis 14 Uhr ist es nun möglich, eilige Postsendungen, die noch am selben Tag das UKE verlassen müssen, beim InfoPoint (Empfang, Foyer O10, EG) abzugeben.
Größere Sendungen (ab ca. 200 Briefen) direkt in die Poststelle W40 bringen.
Es gibt im Druckerraum einen Karton für unzustellbare Post in den die Rückläufer nach Kenntnisnahme der Absender eingeworfen werden. Die Adressen werden in regelmäßigen Abständen nachrecherchiert.

Projektbroschüre

Unter Z:\IFA\IFA-Projektbroschüre befindet sich immer die aktuelle Projektbroschüre, die eine Übersicht über die meisten laufenden Projekte am Institut liefert. Anmerkungen an DL und TKl.

Publikation: Journals und Kosten

Zieljournals und ggf. anfallende Kosten werden im Vorfeld mit MS besprochen.

Insbesondere sind für uns rabattierte Open Access Journals zu prüfen

1. Die Fakultät übernimmt die Open Access-Fee bei den Journals der Frontiers-Reihe.

1. Rabatte bei BMJ, Hogrefe, SAGE, De Gruyter und einige andere: https://www.sub.uni-hamburg.de/service/publizieren/apc-rabatte-fuer-open-access-publikationen.html

1. 1. BMJ: Discount 20%, select DFG when you go to submit on SC1 You will receive a discount code upon acceptance of your article.*

1. kostenfreies Publizieren in vielen BMC Open Access-Journalen. Das UKE ist eine eligible Forschungseinrichtung: https://www.springernature.com/gp/open-research/institutional-agreements/oaforgermany-de

1. regelmäßige Rabatte sind ebenfalls hier zu prüfen: https://www.uke.de/organisationsstruktur/zentrale-bereiche/%C3%A4rztliche-zentralbibliothek-(%C3%A4zb)/beratung-hilfe/publizieren/index.html#id597435

Rechnungen für Publikationen gehen an TKl und müssen nicht beim Einkauf angemeldet werden.

Räume buchen

Um einen Seminarraum im IPA (großer MZR 5003, kleiner MZR 5004) zu buchen, bitte erst die Verfügbarkeit prüfen (Z:\Ifa\Team\_ifa_Raumplan). Dann E-Mail an sekretariat-ifa@uke.de mit Datum, Zeitraum, Anlass und Teilnehmerzahl.

Reparaturaufträge

Reparaturaufträge für Gebäudetechnik etc. werden selbständig ausgefüllt und verschickt, dies jedoch bitte vorab mit dem Sekretariat absprechen.

Scanner (für Anwesenheit in der Lehre)

Die Scanner für den Unterricht in iMED stehen im BFE-Raum und sind sofort nach jeder Ausleihe zurückzubringen.

Schließberechtigung

Alle Wissenschaftlichen MA sollten automatisch alle Lehrräume auf dem Gelände schließen und öffnen können. Ist dies nicht der Fall oder wird der Zutritt zu weiteren Räumen benötigt ist das Zutrittsmanagement des Geschäftsbereichs Sicherheit und Umwelt zuständig. Die entsprechenden Anträge finden Sie im >> Intranet. Bei Verlust der UKE-Card wenden Sie sich bitte ebenfalls zwecks Kartensperrung an das Zutrittsmanagement. Das Team ist unter der Durchwahl -57220 oder per E-Mail an >> zutrittskontrolle@uke.de erreichbar.

Schließregelung

Der/die Letzte eines Flügels verschließt Eingangstüren, ggf. offenstehende Bürotüren, „Lounge-Türen“, Besprechungsräume, Kopierraum und Küche. Schaltet das Flurlicht sowie alle weiteren abschaltbaren Lichter aus. Ab 18 Uhr wird obligatorisch abgeschlossen.

Stundenpläne + Lehrumfang

Unter Z:\IFA\Lehre\Stundenpläne RSG und i-med befinden sich die Stundenpläne mit unseren Lehrveranstaltungen. Jeder wiss. Mitarbeiter nimmt an der Lehre teil. Bei einer Vollzeitstelle sind das 4 SWS d.h. 56 Unterrichtsstunden im Semester bei Teilzeitkräften entsprechend weniger (0,5 Stelle 28 Unterrichtsstunden pro Semester).

Telefonkonferenzen und Videokonferenzen

Detaillierte Infos zur Nutzung des Videokonferenzsystem im kleinen Besprechungsraum finden sich hier: Z:\IFA\Team\Admin\Anleitungen.

Wir nutzen ansonsten meist https://www.freetelco.de/ und haben gute Erfahrungen damit. Man erhält einen Konferenzraum für Telefonkonferenzen. Die Einwahldaten bleiben immer gleich. Wenn man ihn nicht mehr nutzt, verfällt der Raum, ansonsten verlängert sich die Nutzungsdauer automatisch mit der Nutzung.

Für Videokonferenzen befindet sich außerdem im Beamerschrank eine Webcam mit integriertem Lautsprecher und Mikrofon. Sie wird per USB an den PC angeschlossen und sollte automatisch installiert werden. Es sollte jedoch primär immer das Videokonferenzsystem im kleinen Besprechungsraum genutzt werden.

Telefonliste und Kürzel

Master: Z:\IFA\Team\__Telefonlisten und Kopie auf UKEBox\IPA\IPA geteilt
Alle MA tragen sich selbstständig ein und halten die Daten aktuell.
In der Telefonliste werden auch die Namens-Kürzel verbindlich geregelt.

Teamsitzungen

Immer der erste Donnerstag im Monat von 9:00 bis 10:30 Uhr. Die Reihenfolge der Protokollanten/-innen richtet sich alphabetisch nach der Telefonliste.

TED-System

Für die Lehre steht ein TED-System von TurningPoint für die Integration in PowerPoint Folien zur Verfügung. Bitte ASe ansprechen. Das TED-System liegt im Sekretariat und kann dort gegen Unterschrift entliehen werden

Außerdem können wir über das Dekanat die Umfragesoftware Mentimeter nutzen.

Übersetzungen / Englischkorrekturen

Korrekturen englischsprachiger Manuskripte können über TKl in Auftrag gegeben werden. Übersetzungen müssen alle Mitarbeiter:innen selbst durchführen.

Die englische Bezeichnung des Instituts und der Poliklinik für Allgemeinmedizin ist Department of General Practice and Primary Care

UKE-Box (Cloud)

Die einzige Cloudlösung die im UKE erlaubt ist, ist die UKE-Box. Alle MA müssen einen Zugang beantragen, damit sie zentrale Dokumente abrufen können. Das Antragsformular sowie detaillierte Infos zur Nutzung der UKE-Box finden sich hier: Z:\IFA\Team\Admin\Anleitungen.

Noch ein Hinweis: Dateien aus der UKE Box könnt Ihr nur sichtbar für alle bearbeiten, wenn Ihr das Programm installiert. Dann könnt Ihr Dateien im synchronisierten Ordner öffnen, ändern, speichern und die Änderungen sind dann auch in der Datei bei allen anderen sichtbar.

Wenn Ihr die UKE-Box über den Browser öffnet, ladet ihr lediglich das Dokument auf Euren PC, wie von einer gewöhnlichen Webseite. Ändert Ihr etwas in diesem Dokument, bleibt diese Änderung auch nur bei Euch auf dem PC.

Unfälle (Ansprechpartner: TKl) Eine Unfallmeldung muss gemacht werden, wenn ein Arbeitsunfall oder ein Wegeunfall eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als 3 Kalendertagen nach sich zieht. Bei allen anderen Unfällen wird zumindest der Eintrag ins Verbandbuch (im Verbandskasten) empfohlen, da Folgen unterschätzt werden können. Bei Unfällen siehe: http://www.uke.de/zentrale-dienste/sicherheit/index_43354.php

Urlaubsanträge

1 Urlaubstag entspricht dem Fehlen im Umfang von 1/5 der Wochenarbeitszeit. (Z:\IFA\Team\Admin\Glossar\Der korrekte Urlaubsantrag)
Der Urlaub eines Jahres muss bis zum 31.03. des Folgejahres angetreten werden. Andernfalls muss ein begründeter Antrag auf Urlaubsübertragung bis zum 31.03. eingereicht und der Resturlaub bis zum 31.05. genommen werden
Es gibt eine IPAweite Urlaubsabstimmung, damit es in heißen Urlaubsphasen keine gescheiterten Urlaubspläne und auch keine Engpässe in der Lehre und Krankenversorgung gibt. Im 4. Quartal eines Jahres startet die Planung für das Folgejahr mit einer zentralen Liste.
Ende des Jahres wird die Liste geprüft und Einträge werden genehmigt, bzw. um Anpassung gebeten.
Urlaubsanträge gehen zentral an das Sekretariat ipa-sekretariat@uke.de (MB),
Jeder Urlaubsantrag wird von MB mit der geprüften Liste abgeglichen.
Urlaube, die in der Urlaubsliste angemeldet waren, bekommen einen Haken durch MB und werden weiter an MS zur Unterschrift geleitet.
Neue Urlaubsanträge:
1. Urlaube, die nicht angemeldet wurden, gehen an KS und werden in Bezug auf Prüfungs- und Lehrengpässe geprüft und ggf. an JO/KSB bzgl. klinischer Engpässe.
2. Nach Freigabe werden die Urlaubsanträge an MS zur Unterschrift geleitet weitergeleitet.
3. MB informiert über Bewilligung/Anpassung.

zurück